Die E-Rechnung
Rechte und Pflichten ergeben sich aus dem neu gefassten § 14 Abs 1 UStG und dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Eine E-Rechnung ist damit genau definiert. Hierzu wurde schon 2017 die europäische Norm EN 16931 veröffentlicht. Für diese Norm gibt es länder- und branchenspezifische Erweiterungen.
Grob gesagt sind E-Rechnungen elektronische Rechnungen, die einem definierten Format entsprechen. Es muss ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN16931 enthalten sein. Das kann beispielsweise mit einem EDI Format, einer XRechnung oder einer sogenannten ZUGFeRD Rechnung umgesetzt werden.
Der Gesetzgeber unterscheidet nun zwischen den genormten E-Rechnungen (mit strukturiertem Datensatz) und den sonstigen Rechnungen – welche alle anderen Rechnungsformate, egal ob elektronisch, oder in Papierform übermittelt, darstellen.
Es gibt grundsätzlich eine Pflicht im B2B Bereich (Unternehmer untereinander im Inland, aber auch im Rechnungsverkehr mit öffentlichen Stellen) E-Rechnungen zu erstellen.
Die Regelungen gelten sinngemäß genauso für Gutschriften.
Allerdings gibt es Ausnahmen und Übergangsregelungen.
Gängigste Formate für E-Rechnungen:
XRechnung
- Besteht ausschließlich aus dem strukturiertem Datensatz im XML-Format – ohne Viewer praktisch nicht lesbar
Das XRechungsformat verlangen öffentlichen Stellen, wie Behörden, Gemeinden, Städte, aber auch z.B. Universitäten oder die Deutsche Bahn.
Zu erkennen ist dies leicht an der übermittelten "Leitweg-ID"
Zwischen Unternehmen kann eine Leitweg ID individuell festgelegt werden - diese wird von keiner Stelle vergeben.
Bei öffentlichen Auftraggebern müssen meist weitere Voraussetzungen für die Übermittlung der Rechnung erfüllt werden. Hierzu gibt es FAQ von Lexware.
ZUGFeRD-Rechnung
- Besteht aus einem PDF-Teil mit integriertem XML-Datensatz
- PDF ist wie bisher lesbar, der XML-Teil ist aber der Teil der rechtlich bindend ist.
Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung ist, dass es einen einfach zu lesender PDF-Teil gibt. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML ist der maschinenlesbare Datensatz bindend.
Pflichten für jeden Unternehmer
- Empfang von E-Rechnungen (z.B. per Mailempfang) – Keine Recht auf Ablehnung!!!
- Möglichkeit eine E-Rechnung lesbar zu machen (hier ist der strukturierter Datensatz gemeint... – bei Lexware in Lexware Office, der Lexware Faktura, Warenwirschaft, Buchhaltung und allen entsprechenden Paketen enthalten)
- Archivieren von E-Rechnungen (nicht neu, elektronisch übermittelte Rechnungen mussten auch bisher schon archiviert werden) Die Archivierungspflicht geht über die Archivierung von den Rechnungen deutlich hinaus! Z.B. mit der „Lexware archivierung“
- E-Rechnung erstellen nötig, wenn ein Kunde einer sonstigen Rechnung nicht zustimmt! (Bei Lexware in Lexware Office M, L und XL, der Lexware Faktura, Warenwirschaft und den entsprechenden Programmpaketen enthalten)
Übergangsregelungen
- Bis zum 31.12.2026 sind auch Rechnungen über 250€ weiterhin als Papierrechnungen oder „sonstige elekronische Rechnungen“ möglich, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt
- 01.01.2027 – 31.12.2027 sind auch für Rechnungen über 250€ weiterhin „sonstige Rechnungen“ möglich, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt und der Aussteller im Vorjahr einen Umsatz von max. 800.000 € hatte. Bei Gutschriften gilt die Grenze für den Gutschriftsaussteller.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
- Rechnungen bis 250€ (Rechnungsbetrag, brutto), sog. Kleinbetragsrechnungen
- Rechnungen ausschließlich über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG
- Fahrausweise (z.B. Zugfahrkarten)
- Leistender und/oder Leistungsempfänger nicht im Inland bzw. in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig
- Rechnungen über privat verwendete Leistungen
In diesen Fällen sind weiterhin „sonstige Rechnungen“ möglich.
Hinweise
- Die E-Rechnungspflichten gelten auch für Gutschriften.
- Die Regeln für Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen gelten auch für z.B. Kleinunternehmer, Ärzte, Versicherungsvertreter oder Vereine.
- Eine beliebige elektronische Rechnung, z.B. ein reines PDF, genügt den E-Rechnungsanforderungen nicht.
- Wenn der Rechnungsaussteller eine E-Rechnung erstellen muss, so ist diese eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
- Wie bisher auch: Für elektronisch übermittelte Dokumente gibt es eine Archivierungspflicht - eine Datensicherung reicht hierfür nicht aus!
- Es gibt KEINE Pflicht zur elektronischen Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Diese bietet aber Vorteile, wie z.B. die elektronische Übernahme der Rechnungsdaten in die Buchhaltung
Mit Software von Lexware sind Sie fit für die E-Rechnung
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